Akten- und Datenträgervernichtung | FES-KundenPlus
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Akten- und Datenträgervernichtung

Nahezu alle im Büro vorhandenen Schriftstücke und Dateien enthalten vertrauliche Informationen. Massenweise Daten, die dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegen und vor dem Zugriff Dritter gesichert werden müssen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen lassen Aktenarchive zusätzlich anwachsen. Wir unterstützen Sie bei der Archivräumung und bestimmen mit Ihnen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben den Umfang der zu vernichtenden Akten. Ganz gleich, auf welchem Informationsträger sich ihre vertraulichen Daten befinden wir bieten Ihnen die Sicherheit, die Sie benötigen.

Verantwortungsvolle Entsorgung sensibler Daten

Wir vernichten nach den Richtlinien des BDSG und sind durch den „Bundesverband Sekundärrohstoffe und Entsorgung“ (BVSE) zertifiziert. Selbstverständlich erfüllt unsere Akten- und Datenträgervernichtung die Deutsche Industrienorm DIN 66399, welche die sachgemäße Vernichtung von Akten- und Datenträgern regelt. Gerne beraten wir Sie zu Ihren individuellen Anforderungen.

Sicherheitsbehälter

Unsere Sicherheitsbehälter entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards und sind in den unterschiedlichsten Größen verfügbar – für den flexiblen Einsatz im Büro stehen Aluminium-Sicherheitsbehälter von 240 bis 415 Liter für die Erfassung von bis zu 50 Aktenordnern zur Verfügung. Disketten, CDs, ID-Karten oder Festplatten können auch in kleineren Sicherheitsbehältern mit einem Volumen von 25 Liter gesammelt werden. Bei größerem Bedarf bieten wir auch 1.000-Liter-Behälter für ca. 100 Aktenordner oder auch Datenschutzcontainer mit bis zu 40 m³ für die Aufstellung im Freien an.

Sicherheitsbehälter
Datenwerttransporter

Sicherheitsfahrzeuge

Der Transport der Behälter mit Ihren sensiblen Daten erfolgt durch Sicherheitsfahrzeuge mit geschlossenem Aufbau oder durch Containerfahrzeuge mit verschlossenen Deckelcontainern.

Vernichtungsanlagen

In unserer zutrittsgesicherten Vernichtungsanlage werden Ihre Datenträger gemäß den Auflagen des BDSG und der DIN 66399 vernichtet. Für die Art der Vernichtung sind die sieben Sicherheitsstufen nach DIN 66399 maßgeblich. Sie legen die Teilchengröße fest, je nachdem, wie hoch der Schutzbedarf der Daten eingeschätzt wird. Der gesamte Prozessablauf in der Aktenvernichtung ist abhängig von drei Schutzklassen, denen die einzelnen Sicherheitsstufen zugeordnet werden. Papierdatenträger werden geschreddert, verwirbelt und anschließend zu Ballen verpresst. Harte Datenträger und Filmmaterial werden mittels Schneidgranulator zerkleinert.

Sie als Kunde erhalten selbstverständlich eine lückenlose Dokumentation. Dieser Ablauf garantiert das Einhalten der Sicherheitskette, auf die Sie sich verlassen können. Wir beraten Sie gerne auch vor Ort oder erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. 


Wie funktioniert Aktenvernichtung?


Aktenvernichtung im Überblick

Wer sich mit Aktenvernichtung beschäftigt, braucht nicht nur Fachleute, denen man diese wichtige Dienstleistung anvertrauen kann, sondern auch eigene Fachkenntnisse. Zahlreiche Normen und Gesetze schreiben den Umgang mit Akten in digitaler und Papierform fest. Am Ende des Einordnungsprozesses bleiben Schnipsel – die im Extremfall nicht breiter als ein Millimeter sein dürfen.

Gesetze und Vorschriften, die für die Aktenaufbewahrung und -vernichtung relevant sind

  • Abgabeverordnung (AO)
  • Sozialgesetzbuch (SGBX)
  • Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)
  • DIN 66399
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Steuergesetze (EStG, UStG, KStG, GewStG)
  • Aktengesetz (AktG)
  • und andere

Die sieben Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung

Sicherheitsstufe Inhalt
Sicherheitsstufe 1 Allgemeines Schnittgut in Streifen.
Sicherheitsstufe 2 Interne Daten:
Materialteilchenfläche < 800 mm² oder Streifenbreite < 6 mm
Sicherheitsstufe 3 Sensible und vertrauliche Daten:
Materialteilchenfläche < 320 mm² oder Streifenbreite < 2 mm
Sicherheitsstufe 4 Besonders sensible und vertrauliche Daten:
Materialteilchenfläche < 160 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 6 mm
Sicherheitsstufe 5 Geheim zu haltende Daten:
Materialteilchenfläche < 30 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 2 mm
Sicherheitsstufe 6 Geheim zu haltende Daten, bei denen außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind:
Materialteilchenfläche < 10 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 1 mm
Sicherheitsstufe 7 Streng geheim zu haltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind:
Materialteilchenfläche < 5mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 1 mm

Drei Schutzklassen für die Zuordnung

Die drei Schutzklassen helfen bei der Einordnung der Daten in die jeweiligen Sicherheitsstufen.

Schutzklasse Inhalt
Schutzklasse 1 Normaler Schutzbedarf für interne Daten. Diese Informationen sind für größere Gruppen bestimmt und zugänglich. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Beispiele: personalisierte Werbung, Kataloge, Wurfsendungen, Notizen.
Schutzklasse 2 Schutzklasse 2 Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten, die auf einem kleinen Personenkreis beschränkt sind. Die ungerechtfertigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Besitzer der Daten in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigt wird. Beispiele: Know-how-relevante Korrespondenz wie Angebote, Anfragen, Memos, Aushänge, Personaldaten.
Schutzklasse 3 Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten mit Beschränkung auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen für Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss uneingeschränkt gewährleistet sein. Andernfalls kann es zu einer Gefahr für Leib und Leben oder für die persönliche Freiheit des Betroffenen kommen. Beispiele: Unterlagen der Geschäftsleitung, Finanzdaten, Verschlusssachen.

Die gängigsten Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist Verwendung
1 Jahr z. B. für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
6 Jahre z. B. für Geschäftsbriefe und Unterlagen, die steuerlich relevant sind
10 Jahre z. B. für Buchungsbelege, Rechnungen und Bilanzen, Mietunterlagen, ärztliche Befunde
15 Jahre z. B. für Behandlungsunterlagen von Hausärzten
30 Jahre z. B. für Urteile und Prozessakten, besondere Patientendaten, etwa zur Röntgenbehandlung